QUE ES SAC?

PLANOK ha desarrollado un nuevo sistema para la generación, gestión y seguimiento de contratos digitales en todas sus etapas de aprobación, elaborando un historial de registros hasta la firma electrónica.

En construcción se elaboran un gran número de acuerdos, orientados a sub-contratos, personal, adquisiciones, arriendos y otras aplicaciones. La preocupación es que se observen las directrices de Fiscalía, que se contraten empresas y personas adecuadas y posteriormente que se gestionen estos contratos apropiadamente. Todo esto de manera distribuida en obras que se encuentran lejos de la oficina central.

El nuevo Sistema de Contratos tiene por objetivo controlar en línea el workflow de generación y administración de contratos dentro de cada compañía. De esta manera, el área legal determina los modelos de contrato que deben utilizarse para cada necesidad, define campos obligatorios y publica estas “Plantillas” a través de la plataforma. Cada oficina técnica o persona autorizada de la empresa, elabora los contratos respectivos, los comparte con los interesados de forma digital y una vez acordados los términos, los somete a firma digital, otorgando el respaldo legal suficiente. Esta solución, mejora la gestión de la información, procedimientos, compromisos adquiridos, renovaciones y firmas. Además, fortalece la comunicación dentro de la organización, ya que delega la responsabilidad en los usuarios manteniendo el control.
Como decíamos, esta información será legalizada  a través de firma electrónica.

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“Descargar ficha del sistema”
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BENEFICIOS

  • Control y seguridad (Fiscalía define qué contratos se usan. Puedo saber que contraté, al momento de firmar)
  • Trazabilidad en todo momento (Cuándo se firmó, cuándo vence, Quién contrató, cuánto, con quién? Por proveedor, por producto o subcontrato)
  • Eliminación de papeles (Conciencia con medio ambiente, registros seguros, no se pierde o daña en obra)
  • Reducción en tiempos de firma, conectando obras con Oficina central
  • Auditoría en línea, sin viajes, sin intervenir obra.
  • Alertas por vencimientos.

FUNCIONALIDADES

1. WORKFLOW DE GESTIÓN DE CONTRATOS: Permite la generación, administración y gestión de todo el proceso de generación de contratos y facilita el seguimiento de la operación del mismo.

2. CONSULTA Y AUDITORIA DE CONTRATOS: Permite la consulta y auditoría en línea de todos los tipos de contratos ingresados al sistema con sus correspondientes adjuntos.

3. ADMINISTRACIÓN Y PERMISOS: La aplicación cuenta con un manejo de perfiles de acceso de acuerdo a las funcionalidades que desempeñan los distintos usuarios participantes en el proceso de generación y seguimiento de los contratos en referencia (Generación, Revisión y Aprobación, Firma, Consulta, Administrador). Esto permite gestionar las firmas de acuerdo al objeto y monto de cada contrato.

4. ALARMAS DE GESTIÓN DE CONTRATOS: existe una sección de monitoreo y alarmas, tanto para el control de plazos de aprobación de documentos en elaboración, como también para anticiparse a la expiración.

5. PANEL DE INDICADORES Y DE ACTIVIDADES PENDIENTES: La gestión de los contratos se realiza a través de un panel de vista rápida, que indica el estado, proceso de firma e indicadores definidos por la organización. Asimismo una lista de actividades pendientes por resolver en el sistema, nos permite hacer seguimiento y acelerar los procesos de contratación.

6. ACCESO A CONTRATISTAS PARA FIRMA DE CONTRATOS.

7. POSIBILIDAD DE ENCUESTAS: sobre, laboral y areas de interés para el contratante.

SOPORTE Y MESA DE AYUDA

Todos los usuarios pueden acceder a soporte telefónico en horario comercial y al apoyo de un ejecutivo de postventa responsable directo de la excelencia del servicio para el cliente. Ver más

SEGURIDAD EN TRES NIVELES

  • Infraestructura: Servidores en data center de clase A (LEVEL 3); firewall, servidores replicados, respaldos periódicos de base de datos y archivos, sistema detección de intrusos, sistema UPS, sistema contra incendio, entre otros.
  • Sistema: A nivel de plataforma y aplicación. Considera resguardos a nivel de base de datos y sistema operativo; certificación de seguridad.
  • Usuarios: Claves de acceso de usuarios según perfil asociado; vigencia de acceso controlada por cliente administrador

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